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ELAN recherche un(e) assistant(e) administratif(ve)

Rémunération:17,50 $/heure 35 heures par semaine

Durée : 20 semaines (24 novembre 2024- 13 mars 2025)

Poste hybride

Détails du contrat : Il s’agit d’un poste à court terme, à temps plein, d’une durée de 20 semaines. Ce poste est financé par Emploi Québec par l’entremise de son programme de subvention salariale. Vous devez avoir une lettre d’admissibilité pour postuler.

À propos d’ELAN :

ELAN (English Language Arts Network) est un organisme à but non lucratif qui a pour mission d’aider les artistes anglophones du Québec à établir des liens entre eux, avec leurs collègues francophones et avec les publics du Québec, du Canada et de l’étranger. Nos membres comprennent des artistes et des organismes représentant de nombreuses disciplines artistiques et régions du Québec. ELAN encourage une identité québécoise en évolution qui célèbre la diversité sociale, culturelle et artistique.

Description du poste :

Ce poste offrira une expérience précieuse aux candidats qui envisagent une carrière dans l’administration des arts et de la culture, en particulier dans le secteur à but non lucratif.

L’assistant(e) administratif(ve) acquerra une connaissance approfondie de la communauté artistique anglophone du Québec et aura l’occasion de développer des initiatives qui perdureront après son départ.

L’approche du travail en équipe d’ELAN permettra à l’assistant administratif d’élargir son employabilité, de comprendre les différentes opportunités qu’offre le travail culturel et d’élargir sa vision de la communauté artistique anglophone du Québec.

L’assistant(e) administratif(ve) sera chargé(e) des tâches suivantes :

Avec le soutien quotidien du directeur des opérations et sous la supervision du directeur de la programmation, l’assistant administratif aidera le personnel d’ELAN à optimiser la base de données de notre serveur et à améliorer les systèmes d’archivage numérique, à soutenir la migration informatique de plusieurs outils numériques vers un seul outil intégré, à soutenir notre politique de confidentialité et à fournir un soutien administratif pour différentes activités au sein d’ELAN. En outre, l’assistant administratif doit:

– Assister et participer aux réunions du personnel

– Soutenir la révision et le renouvellement des structures et des politiques administratives.

– Soutenir les activités de sensibilisation d’ELAN

– Soutenir les communications interdépartementales

– Fournir un soutien administratif aux activités du conseil d’administration

Qualifications :

● Le candidat doit avoir une combinaison de formation et d’expérience minimale en rapport avec l’administration.

● Excellente maîtrise de l’anglais parlé et écrit, et une connaissance pratique du français. Une forte alphabétisation en français sera considérée comme un atout (les membres d’ELAN sont majoritairement anglophones, tout comme les services que nous fournissons).

● Excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle et de travail en équipe.

● Solides compétences organisationnelles, par exemple hiérarchisation des tâches, souci du détail dans les travaux écrits.

● Débrouillardise, avec des compétences créatives en matière de résolution de problèmes, et capacité à travailler de manière indépendante.

● Connaissance ou intérêt avéré pour l’administration des arts et de la culture.

• Familiarité avec la suite Microsoft Office (Excel, Word) et la messagerie électronique Outlook.

Rémunération :

L’assistant(e) administratif(ve) sera payé(e) 17,50 dollars de l’heure et travaillera 35 heures par semaine. Les heures supplémentaires approuvées à l’avance seront compensées par un congé équivalent, sur la base d’une répartition des heures convenue par le directeur de la programmation et corroborée par la feuille de temps de l’employé. Quatre pour cent du salaire seront accumulés pour être versés à la fin du contrat et ELAN paiera les jours fériés. L’employé a droit à l’équivalent de trois jours de congés payés. L’employé sera payé toutes les deux semaines (moins les déductions à la source).

Comment postuler :

DATE LIMITE : L’appel restera ouvert jusqu’à ce qu’un candidat soit sélectionné.

Veuillez envoyer les documents suivants par courrier électronique à Deborah Forde (directrice des opérations) à l’adresse suivante : deborah@quebec-elan.org :

– CV au format Word ou PDF

– Lettre de présentation en format Word ou PDF 

o Dans votre lettre de motivation, veuillez indiquer votre intérêt pour le poste et souligner vos qualifications par rapport au poste.

– Confirmation de la lettre d’admissibilité d’Emploi Québec

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés.

ELAN est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité des chances et valorise la diversité au sein de son personnel, encourageant les candidatures de toutes les personnes qualifiées. Nous encourageons vivement les candidatures des membres des groupes d’équité en matière d’emploi du gouvernement du Canada (c’est-à-dire les personnes handicapées, les minorités visibles, les peuples autochtones et les nouveaux arrivants au Canada), ainsi que celles de tous les groupes victimes de marginalisation. Nous encourageons les candidats à s’auto-identifier dans leur lettre de motivation s’ils se sentent à l’aise de le faire.

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ELAN seeks an Administrative Assistant

$17.50/ hour 35 hours per week

Length: 20 weeks (November 24 2024- March 13, 2025)

Hybrid position

Contract details: This is a short-term, full-time position lasting 30 weeks. This position is financed by Emploi Québec through its Wage Subsidy program. You must have a letter of eligibility to be apply.

About ELAN

ELAN (English Language Arts Network) is a non-profit organization devoted to helping Quebec’s English-language artists connect with one another, with their francophone colleagues, and with audiences in Quebec, Canada, and internationally. Our members include artists and organizations representing many artistic disciplines and regions of Quebec. ELAN encourages an evolving Quebec identity that celebrates social, cultural, and artistic diversity.

Job Description:

This position will provide valuable experience for candidates considering a career in arts and culture administration, especially in the not-for-profit sector. 

The Administrative Assistant will gain great insight into the Quebec English- language Arts community and have the opportunity to develop initiatives that will live on after they leave.

ELAN’s team approach to work, will allow the Administrative Assistant to broaden their employability, and get an understanding of the different opportunities involves in cultural work and broaden their view of the Quebec English-language Arts community.

The Administrative Assistant will have the following duties: 

With the day-to-day support of the Director of Operations, and working under the supervision of the Director of Programming, the Administrative Assistant will help ELAN staff optimize our server database, and improve digital filing systems, support IT migration from several digital tools to one integrated one,  support our privacy policy, and provide administrative support for different activities within ELAN. In addition:

• Attend and participate in staff meetings
• Support the review and renewal of administrative structures and policies
• Support ELAN outreach activities
• Support interdepartmental communications
• Provide administrative support for Board activities

Qualifications:

● The candidate must have a combination of education and minimum experience related to administration.

● Excellent command of spoken and written English, and a working knowledge of French. Strong French literacy will be considered an asset (ELAN members are predominantly English-speaking, as are the services we provide).

● Excellent interpersonal communication and team working skills.

● Solid organisational skills, e.g. prioritisation of tasks, attention to detail in written work.

● Resourcefulness, with creative problem solving skills, and ability to work independently.

● Knowledge of or proven interest in arts and cultural administration.

• Familiarity with Microsoft Office suite (Excel, Word) and Outlook email.

Remuneration :

The Administrative Assistant will be paid $17.50 per hour and will work 35 hours per week. Pre-approved overtime will be compensated by equivalent time off, based on a breakdown of hours agreed by the Director of Programming and corroborated by the employee’s timesheet. Four per cent of salary will be accrued for payment at the end of the contract and ELAN will pay for public holidays. The employee is entitled to the equivalent of three paid personal days. The employee will be paid every two weeks (less deductions at source).

How to apply :

DEADLINE: The call will remain open until one candidate is selected.

Please email the following documents to Deborah Forde (Director of Operations) at deborah@quebec-elan.org :

– CV in Word or PDF format

– Cover letter in Word or PDF format

– Letter of eligibility from Emploi Québec

o In your cover letter, please indicate your interest in the position and highlight your qualifications in relation to the position.

We thank all applicants for their interest; however, only those candidates selected for interview will be contacted.

ELAN is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging applications from all qualified individuals. We strongly encourage applications from members of the Government of Canada’s job equity groups (i.e. persons with disabilities, visible minorities, Aboriginal peoples, and newcomers to Canada), and from all groups who experience marginalization. We encourage applicants to self-identify in their cover letter if they are comfortable doing so.