*La version française suivra*

CALL FOR TENDERS (CFT) 

Program Development & Professional Training Services:  

Artists and Cultural Workers in Music Employability Initiative  

Issuing Entity: ELAN Quebec (the English Language Arts Network- Quebec)  

Release Date: Nov 5th, 2026 

Submission Deadline: Nov 20th, 2026 

Maximum budget: 90,000$ CDN 

Primary Contact:  Lauren Clinton – laurenkatherine [at] quebec-elan [dot] org 

Project Timeline: Dec 1, 2026 – June 30, 2027 

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1. Summary & Background

Following a recent funding award, ELAN is launching a comprehensive workforce development and career stabilization program designed specifically for professional musicians and music industry workers in the English language community, delivered in the English language.  

The objective of this project is to address systemic gig-economy vulnerabilities by equipping musicians with contemporary business, legal, technological, and entrepreneurial infrastructure. This is a 7-month pilot project with a view to designing and transferring knowledge from the expert firm or group so that ELAN may make this a permanent program if successful.  

We are soliciting competitive proposals from qualified specialist firms, educational institutions, or arts-consulting groups to design, construct, and deliver this specialized training curricula and programmatic framework. Entities submitting proposals must be based in Quebec.

Please note, given the size of this initiative, applications from individuals will not be considered, however individual job postings related to this initiative will be posted on the ELAN website soon. Please make sure to apply through the appropriate channels.  

2. Scope of Work

The selected partner will be expected to deliver on three core pillars: 

2.1 Curriculum & Program Development 

• Build a customizable, modular training curriculum addressing music business logistics, digital monetization (streaming, sync, licensing), IP rights, grant writing, financial literacy, and portfolio diversification.
• Produce high-quality instructional assets, toolkits, case studies, and digital course resources tailored explicitly to music practitioners at all levels of entry, so long as they qualify as professionals.

2.2 Instructional Delivery & Workshops 

• Conduct cohort-based / hybrid interactive instructional modules for an expected group of 100-125 selected musicians.
• Provide structured, one-on-one professional mentorship and diagnostic business clinics for participating artists.

2.3 Evaluation Framework & Reporting 

• Design pre- and post-program benchmarking tools to track qualitative and quantitative participant growth, in accordance with the guidelines established by the funder, and under ELAN’s supervision.
• Compile formal metric outcomes and KPI evidence ready to be submitted for reporting directly to our primary granting body.

3. Deliverables & Milestones

Milestone / Deliverable Target Date/ Payment % 

• Payment upon signature and acceptance of budget: 20% 

• M1: Initial Landscape Assessment, Final Program Design & Curriculum Syllabus – Due Dec. 8, 2026 end of day. Payment 5% 

• Following payments may vary depending on actual project needs, but are estimated to be as follows:  

• M2: Launch of Core Training Cohorts & Delivery of Instructional Materials – beginning Dec 15 at the latest for the first group of cohorts – a plan will be required in the application for deployment.  –  Payment 10% 

• M3: Completion of Specialized Industry Mentorship / Deep-Dive Clinics – May 31, 2027. – Payment 45% 

• M4: Delivery of Final Program Impact Report & Grant KPI – June 30, 2027. – Payment 10% 

• M5: Final Transfer of all documentation and program materials necessary for ELAN to move to permanent programming, July 15, 2027. –  Payment 10% 

4. Submission Requirements

To guarantee an equitable evaluation process, responding firms must partition their proposal into two distinct files or packages: 

• Package A: Technical Proposal 

• Corporate Profile & Pedigree: Credentials in arts administration, program design, or musician-specific career acceleration frameworks with proven track record of successful previous programing.  

• Proposed Methodology: A detailed breakdown of your curriculum structure, pedagogical style, and engagement mechanisms. 

• Key Personnel: Resumes or biographies of the specific coaches, instructional designers, or industry mentors assigned to this project. 

• Case Studies: Two references or examples of similar programs designed or deployed by your firm, with metrics of success if possible.  

• A delivery plan: as timelines are short, with thought given to the staff and execution required to deliver the program.  

• Package B: Commercial Proposal 

• A fixed-fee, itemized cost structure mapped directly to the milestone schedule in Section 3.
• Any software licensing, materials duplication, or platform onboarding fees must be explicitly highlighted.

5. Evaluation Criteria

Please note, the award will be granted on best project within the budget, which will not necessarily go to the lowest bidder. The goal is to blueprint a successful and useful long-term program. Proposals will be formally scored out of a maximum of 100 points based on the matrix below: 

35% – Technical Expertise & Alignment – including a demonstrated history working with professional musicians and a nuanced grasp of the gig economy, as well as a deep understanding of the English-language community in Quebec and its realities.  

30% – Pedagogical Methodology – Quality, depth, relevance, and practical design of the proposed curriculum. 

20% – Team / Mentor Credentials Expertise, industry reach, and real-world credibility of the assigned instructors, specifically weighted towards the ability to deliver, as well as a proven track record. 

15% – Commercial / Cost-Efficiency/ Value for money, transparency of itemized fees, realistic resource allocation, and the proven expertise to follow and track financial data and spends.  

Previous knowledge of ELAN and the functioning of its projects is an asset.  

For further clarification, the project deliverable expectations would be the following, or similar, with reasons given for variance. 

These are the areas that will require coverage: 

1. Participant outreach, recruitment and Intake 

1. Employment workshops 

1. Deliver employment masterclasses 

1. One on one job search assistance 

1. A large-scale networking opportunity  

Specific requirements of the program are: 

• 5 Core topics, with 2 additional groups for the most popular topics. Divided into cohorts of 10-18 people. Each participant is expected to attend an average of 2 workshops out of the total 35 workshops given.  

• Bank of 300 hours of 1-1 professional development services 

• 16 masterclasses, including those to prepare for a professional event  

• 1 large scale professional event for 25 select participants  

• Employment services provided: Job search assistance, 1-1 counselling / case management services, other employment support services, with 50 professional plans completed 

• Total clients served: Estimated clients services = 125 unique participants  

• Target client satisfaction rate: 70% 

APPLICATION INSTRUCTIONS: 

Please submit your two packages (in PDF format) by email with the subject “Music Project Call For Tenders” to laurenkatherine [at] quebec-elan [dot] org . Only those selected for interview will be contacted. NOTE: All interviews will take place during the week of November 23-27th.  

 

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APPEL D’OFFRES  

Services de développement de programmes et de formation professionnelle : 

Initiative pour l’employabilité des artistes et des travailleurs culturels du secteur musical 

Organisme émetteur : ELAN Québec (English Language Arts Network – Québec) 

Date de publication : 5 novembre 2026 

Date limite de soumission : 20 novembre 2026 

Budget maximal : 90 000 $ CAN 

Personne-ressource principale : Lauren Clinton – laurenkatherine [at] quebec-elan [dot] org 

Calendrier du projet : 1er décembre 2026 – 30 juin 2027 

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1. Résumé et contexte

À la suite d’une récente subvention, ELAN lance un programme complet de développement de la main-d’œuvre et de stabilisation professionnelle, spécialement conçu pour les musiciens professionnels et les travailleurs du secteur musical de la communauté anglophone, et dispensé en anglais. 

L’objectif de ce projet est de remédier aux vulnérabilités systémiques liées à l’économie des petits boulots en dotant les musiciens d’une infrastructure moderne en matière de gestion d’entreprise, de droit, de technologie et d’entrepreneuriat. Il s’agit d’un projet pilote d’une durée de 7 mois visant à concevoir et à transférer les connaissances d’un cabinet ou d’un groupe d’experts afin qu’ELAN puisse, en cas de succès, en faire un programme permanent. 

Nous sollicitons des propositions concurrentielles de la part de cabinets spécialisés, d’établissements d’enseignement ou de groupes de conseil dans le domaine des arts qualifiés pour concevoir, élaborer et dispenser ce programme de formation spécialisé ainsi que son cadre programmatique. 

Veuillez noter que, compte tenu de l’ampleur de cette initiative, les candidatures individuelles ne seront pas prises en compte ; toutefois, des offres d’emploi individuelles liées à cette initiative seront bientôt publiées sur le site web d’ELAN. Veuillez vous assurer de postuler via les canaux appropriés. 

2. Portée de la mission

Le partenaire sélectionné devra mener à bien trois axes principaux : 

2.1 Élaboration du programme de formation 

• Élaborer un programme de formation modulable et personnalisable abordant la logistique du secteur musical, la monétisation numérique (streaming, synchronisation, licences), les droits de propriété intellectuelle, la rédaction de demandes de subventions, la culture financière et la diversification de portefeuille.
• Produire des supports pédagogiques, des boîtes à outils, des études de cas et des ressources de cours numériques de haute qualité, spécialement adaptés aux professionnels de la musique à tous les niveaux d’entrée, à condition qu’ils répondent aux critères de professionnalisme.

2.2 Dispensation des cours et ateliers 

• Animer des modules pédagogiques interactifs, en cohortes ou hybrides, destinés à un groupe prévu de 100 à 125 musiciens sélectionnés.
• Proposer un accompagnement professionnel structuré et individuel, ainsi que des consultations diagnostiques en matière d’entreprise aux artistes participants.

2.3 Cadre d’évaluation et rapports 

• Concevoir des outils d’évaluation comparative avant et après le programme afin de suivre l’évolution qualitative et quantitative des participants, conformément aux directives établies par le bailleur de fonds et sous la supervision d’ELAN.
• Compiler des résultats métriques formels et des indicateurs clés de performance (KPI) prêts à être soumis directement à notre principal organisme subventionnaire dans le cadre de nos rapports.

1. Livrables et étapes clés 

Étape clé / Livrable – Date cible / % de paiement 

Paiement à la signature et à l’acceptation du budget : 20 % 

M1 : Évaluation initiale du contexte, conception finale du programme et programme d’études – À remettre le 8 décembre, 2026, avant la fin de la journée. Paiement : 5 % 

Les paiements suivants peuvent varier en fonction des besoins réels du projet, mais sont estimés comme suit : 

M2 : Lancement des promotions de formation de base et remise des supports pédagogiques – à partir du 15 décembre au plus tard pour le premier groupe de promotions – un plan de déploiement devra être fourni dans la demande.  –  Paiement : 10 % 

M3 : Achèvement du mentorat sectoriel spécialisé / des ateliers d’approfondissement – 31 mai 2027. – Paiement : 45 % 

M4 : Remise du rapport final d’impact du programme et des indicateurs clés de performance (KPI) de la subvention – 30 juin 2027. – Versement de 10 % 

M5 : Transfert définitif de l’ensemble de la documentation et des supports de programme nécessaires à ELAN pour passer à une programmation permanente, le 15 juillet 2027. –  Versement de 10 % 

4. Exigences relatives à la soumission

Afin de garantir un processus d’évaluation équitable, les entreprises candidates doivent diviser leur proposition en deux dossiers distincts : 

Dossier A : Proposition technique 

• Profil de l’entreprise et expérience : qualifications en gestion artistique, en conception de programmes ou en cadres de promotion de carrière spécifiques aux musiciens, accompagnées d’un historique avéré de programmes antérieurs couronnés de succès. 

• Méthodologie proposée : une description détaillée de la structure de votre programme, de votre approche pédagogique et de vos mécanismes d’engagement. 

• Personnel clé : CV ou biographies des coachs, concepteurs pédagogiques ou mentors du secteur affectés à ce projet. 

• Études de cas : deux références ou exemples de programmes similaires conçus ou mis en œuvre par votre entreprise, accompagnés, si possible, d’indicateurs de réussite. 

• Un plan de mise en œuvre : compte tenu des délais serrés, en tenant compte du personnel et des modalités d’exécution nécessaires à la réalisation du programme. 

 

Dossier B : Proposition commerciale 

• Une structure de coûts détaillée, à forfait, directement liée au calendrier des étapes clés de la section 3. 

• Les frais liés aux licences logicielles, à la reproduction de supports ou à l’intégration à la plateforme doivent être explicitement mis en évidence. 

 

5. Critères d’évaluation

Veuillez noter que le marché sera attribué au meilleur projet dans les limites du budget, ce qui ne correspondra pas nécessairement à l’offre la moins chère. L’objectif est de concevoir un programme à long terme efficace et utile. Les propositions seront officiellement notées sur un total de 100 points, selon la grille ci-dessous : 

35 % – Expertise technique et adéquation – notamment une expérience avérée de collaboration avec des musiciens professionnels, une compréhension nuancée de l’économie des petits boulots, ainsi qu’une connaissance approfondie de la communauté anglophone du Québec et de ses réalités. 

30 % – Méthodologie pédagogique – Qualité, profondeur, pertinence et conception pratique du programme d’études proposé. 

20 % – Qualifications de l’équipe et des mentors : expertise, rayonnement dans le secteur et crédibilité sur le terrain des formateurs désignés, avec une pondération particulière accordée à leur capacité à tenir leurs engagements, ainsi qu’à leurs antécédents avérés. 

15 % – Aspects commerciaux / Rentabilité / Rapport qualité-prix : transparence des tarifs détaillés, allocation réaliste des ressources et expertise avérée en matière de suivi et de contrôle des données financières et des dépenses. 

Une connaissance préalable d’ELAN et du fonctionnement de ses projets constitue un atout. 

À titre de clarification, les résultats attendus du projet seraient les suivants, ou similaires, avec justification en cas de divergence. 

Voici les domaines qui devront être couverts : 

1. Sensibilisation, recrutement et sélection des participants 

1. Ateliers sur l’emploi 

1. Animation de masterclasses sur l’emploi 

1. Accompagnement individuel à la recherche d’emploi 

1. Une opportunité de réseautage à grande échelle 

Les exigences spécifiques du programme sont les suivantes : 

• 5 thèmes principaux, avec 2 groupes supplémentaires consacrés aux thèmes les plus populaires. Répartition en cohortes de 10 à 18 personnes. Chaque participant est tenu d’assister en moyenne à 2 ateliers sur les 35 proposés au total. 

• 300 heures de services de développement professionnel individuels 

• 16 masterclasses, dont celles destinées à préparer un événement professionnel 

• 1 événement professionnel de grande envergure pour 25 participants sélectionnés 

• Services d’aide à l’emploi fournis : aide à la recherche d’emploi, services de conseil individuel / de gestion de cas, autres services d’accompagnement à l’emploi, avec 50 plans de carrière élaborés 

• Nombre total de clients accompagnés : estimation du nombre de clients accompagnés = 125 participants uniques 

• Taux de satisfaction visé des clients : 70 % 

INSTRUCTIONS : 

Veuillez envoyer vos deux dossiers (au format PDF) par e-mail avec pour objet « Appel d’offres Projet musical » à l’adresse laurenkatherine [at] quebec-elan [dot] org . Seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. REMARQUE : tous les entretiens auront lieu pendant la semaine du 23 au 27 novembre.