La version française suivra

Job Posting: Coordinator for ELAN’s Trellis Micro Grant project (TMG) 

Term of Contract: September 21, 2026 – March 31, 2027, with possibility of renewal through March 31, 2028 

Schedule: 24 hours per week (flexible)  

Remuneration: $20.21 – $22.90 / hour 

Language(s) of work:  The successful candidate will be fluent in English and have a working knowledge of French (ELAN serves English-language artists and arts organizations, offering services primarily in English) 

Location: ELAN’s offices are located at #708, 460 Sainte-Catherine Street W. in Montreal. ELAN staff currently work remotely with one mandatory biweekly in-person staff meeting, though staff are welcome to work from our offices more frequently if they prefer. The role will also require occasional visits to the office for meetings and consultations and may entail travel to areas outside the Greater Montreal area. 

About ELAN: 

ELAN Quebec (English-Language Arts Network) is a non-profit organization devoted to helping Quebec’s English-language artists make connections with one another, with their francophone colleagues, and with their audiences in Quebec, Canada and internationally. 

About the TMG project: 

The TMG project, supported by The Department of Canadian Heritage’s, Official Languages Support Programs, seeks to highlight English-language Arts and Artists to make them visible to a boarder community, and build bridges between Quebec’s English-speaking minority and Francophone majority. 

Projects supported will be those that seek to strengthen the English-language community sense of belonging in Quebec, though arts and culture.  Projects must seek to increase intra- and inter-community appreciation and provide more opportunities for cooperation. The goal of the funding is the promotion of the English-speaking artistic communities’ contributions to Quebec’s development and/or to create more opportunities to bring the English- and French-speaking communities closer together. 

The TMG project will see over $1,200,000 in micro-grants distributed to artists and arts organization over the funding period (2024-2028). 

Job Description: 

Working closely with ELAN’s Membership Coordinator and working under the oversight of the Director of Programming, the Project Coordinator will oversee the applications for and transparent distribution of micro-grant funding to artists and arts organizations. Tasks include: 

• Maintain and update as necessary all documentation related to micro-grant funding (application, jury forms, letters of acceptance/ rejection) 

• Identify and recruit potential jury members  

• Assist with project promotion through outreach and seek to ensure regional participation 

• Attend funded events to represent project and ELAN 

• Manage project social media to communicate with community and promote project 

• Prepare agendas, tools, and documentation of jury process 

• Plan logistics for jury meetings 

• Provide follow-up support to successful applicants 

• Compile and analyse results of funded activities 

• Produce bi-monthly reports for Board meetings and annual project report for inclusion in ELAN’s AGM package. 

• Assist with reporting to funder 

• Maintain the working budget and coordinate invoicing and payments for project including jury members 

• Maintain an annual work plan based on ongoing experience 

• Ensure that budget and work plan are respected, or altered as necessary, after consultation with Project Manager 

 

Necessary Qualifications 

• Strong familiarity with Quebec arts and culture sector, particularly English-speaking arts communities 

• Experience or deep understanding of challenges facing marginalized English-speaking artists in Quebec 

• Understanding of issues related to equity, diversity, inclusion, and accessibility in the arts 

• Excellent oral and written English 

• Intermediate oral and basic written French  

• Excellent interpersonal communication skills 

• Experience collaborating with diverse teams 

• Strong organizational skills: ability to prioritize and follow through on a variety of tasks 

• Resourceful, with creative problem-solving skills and the capacity to work autonomously 

• Ability to gather and synthesize information from multiple sources and perspectives 

 

Desired Experience: 

ELAN recognizes that successful candidates could come from a variety of experiences and backgrounds. Candidates with experience in one or more of the following areas are welcome to apply: 

• Experience with project coordination
• Experience with community outreach, development, and/or consultation
• Facilitation and/or mediation skills
• Knowledge/experience with Squarespace and social media
• Experience with arts administration
• Experience with artistic practice in any discipline

 

 

Accessibility 

ELAN is not located in a fully accessible building. There is a wide doorway at the front entrance, and five steps in the lobby leading to the elevators. A cement ramp at the back entrance also provides access to the elevators. Wheelchair-accessible washrooms are available two floors below ELAN’s office. For further information, please contact admin@quebec-elan.org. 

 

How to Apply 

Deadline: Monday, September 7. Interviews will be held in mid-September. 

 

Please email the following materials to fred.azeredo@quebec-elan.org:   

• CV/Resume in Word or PDF format
• Cover letter in Word or PDF format

 

 

In your cover letter, please detail your interest in the position, and highlight your qualifications for this position and any relevant experience in the arts.  

 

We thank all applicants for their interest; however only those candidates selected for interviews will be contacted. 

 

ELAN is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce, encouraging applications from all qualified individuals. We strongly encourage applications from members of the Government of Canada’s job equity groups (i.e. persons with disabilities, visible minorities, Aboriginal peoples, and newcomers to Canada), and from all groups who experience marginalization. We encourage applicants to self-identify in their cover letter if they are comfortable doing so. 

 

 

 

Offre d’emploi : Coordinateur/trice pour le projet « Trellis Micro Grant » (TMG) d’ELAN 

Durée du contrat : du 21 septembre 2026 au 31 mars 2027, avec possibilité de renouvellement jusqu’au 31 mars 2028
Horaires : 24 heures par semaine (flexibles)
Rémunération : 20,21 $ – 22,90 $ / heure
Langue(s) de travail : Le candidat retenu devra parler couramment l’anglais et avoir une connaissance pratique du français (ELAN s’adresse aux artistes et aux organismes artistiques anglophones, et offre ses services principalement en anglais)
Lieu de travail : Les bureaux d’ELAN sont situés au n° 708, 460, rue Sainte-Catherine Ouest, à Montréal. Le personnel d’ELAN travaille actuellement à distance, avec une réunion de personnel obligatoire en présentiel toutes les deux semaines ; toutefois, les membres du personnel sont invités à venir travailler dans nos bureaux plus fréquemment s’ils le souhaitent. Le poste nécessitera également des déplacements occasionnels au bureau pour des réunions et des consultations, et pourra impliquer des déplacements en dehors de la région métropolitaine de Montréal. 

À propos d’ELAN : 

ELAN Québec (English-Language Arts Network) est un organisme à but non lucratif qui se consacre à aider les artistes anglophones du Québec à tisser des liens entre eux, avec leurs collègues francophones et avec leur public au Québec, au Canada et à l’international. 

À propos du projet TMG : 

Le projet TMG, soutenu par les Programmes de soutien aux langues officielles du ministère du Patrimoine canadien, vise à mettre en valeur les arts et les artistes anglophones afin de les rendre visibles auprès d’une communauté plus large, et à jeter des ponts entre la minorité anglophone du Québec et la majorité francophone.
Les projets soutenus seront ceux qui visent à renforcer le sentiment d’appartenance de la communauté anglophone au Québec, par le biais des arts et de la culture. Les projets doivent avoir pour objectif de favoriser l’appréciation au sein des communautés et entre celles-ci, et d’offrir davantage d’occasions de coopération. Ce financement a pour but de promouvoir la contribution des communautés artistiques anglophones au développement du Québec et/ou de créer davantage d’occasions de rapprocher les communautés anglophones et francophones. 

Dans le cadre du projet TMG, plus de 1 200 000 dollars de micro-subventions seront distribués à des artistes et à des organismes artistiques au cours de la période de financement (2024-2028). 

Description du poste : 

En étroite collaboration avec le coordinateur des adhésions d’ELAN et sous la supervision du directeur de la programmation, le coordinateur de projet supervisera les demandes de micro-subventions et leur distribution transparente aux artistes et aux organismes artistiques. Ses tâches comprendront : 

• Gérer et mettre à jour, si nécessaire, toute la documentation relative aux micro-subventions (demandes, formulaires du jury, lettres d’acceptation ou de refus) 

• Identifier et recruter des membres potentiels pour le jury 

• Contribuer à la promotion du projet par des actions de sensibilisation et veiller à assurer une participation régionale 

• Assister aux événements subventionnés pour représenter le projet et ELAN 

• Gérer les réseaux sociaux du projet afin de communiquer avec la communauté et de promouvoir le projet 

• Préparer les ordres du jour, les outils et la documentation relatifs au processus de sélection par le jury 

• Planifier la logistique des réunions du jury 

• Assurer un suivi auprès des candidats retenus 

• Compiler et analyser les résultats des activités subventionnées 

• Rédiger des rapports bimestriels pour les réunions du conseil d’administration et le rapport annuel du projet à inclure dans le dossier de l’assemblée générale annuelle d’ELAN. 

• Participer à l’établissement des rapports destinés au bailleur de fonds 

• Gérer le budget de fonctionnement et coordonner la facturation et les paiements liés au projet, y compris ceux des membres du jury 

• Tenir à jour un plan de travail annuel en s’appuyant sur l’expérience acquise 

• Veiller à ce que le budget et le plan de travail soient respectés, ou modifiés si nécessaire, après consultation du chef de projet 

Qualifications requises: 

• Très bonne connaissance du secteur artistique et culturel québécois, en particulier des communautés artistiques anglophones 

• Expérience ou compréhension approfondie des défis auxquels sont confrontés les artistes anglophones marginalisés au Québec 

• Compréhension des enjeux liés à l’équité, à la diversité, à l’inclusion et à l’accessibilité dans le domaine des arts 

• Excellent niveau d’anglais à l’oral et à l’écrit 

• Niveau intermédiaire en français à l’oral et niveau élémentaire à l’écrit 

• Excellentes compétences en communication interpersonnelle 

• Expérience de collaboration au sein d’équipes diversifiées 

• Solides compétences organisationnelles : capacité à hiérarchiser les priorités et à mener à bien diverses tâches 

• Esprit d’initiative, capacité à résoudre les problèmes de manière créative et aptitude à travailler de manière autonome 

• Capacité à recueillir et à synthétiser des informations provenant de sources et de perspectives multiples 

Expérience souhaitée : 

ELAN reconnaît que les candidats retenus peuvent provenir d’horizons et d’expériences variés. Les candidats ayant de l’expérience dans un ou plusieurs des domaines suivants sont invités à postuler : 

• Expérience en coordination de projets

 Expérience en matière de sensibilisation, de développement et/ou de consultation communautaire 

• Compétences en animation et/ou en médiation
• Connaissances/expérience de Squarespace et des réseaux sociaux
• Expérience en gestion culturelle
• Expérience de la pratique artistique dans n’importe quelle discipline

Accessibilité 

Les locaux d’ELAN ne se trouvent pas dans un bâtiment entièrement accessible. L’entrée principale est dotée d’un large passage, et le hall d’accueil comporte cinq marches menant aux ascenseurs. Une rampe en béton située à l’entrée arrière permet également d’accéder aux ascenseurs. Des toilettes accessibles aux personnes en fauteuil roulant sont disponibles deux étages en dessous des bureaux d’ELAN. Pour plus d’informations, veuillez contacter admin@quebec-elan.org. 

Comment postuler
Date limite : lundi 7 septembre. Les entretiens auront lieu mi-septembre. 

Veuillez envoyer les documents suivants par e-mail à fred.azeredo@quebec-elan.org : 

•  CV au format Word ou PDF 

•  Lettre de motivation au format Word ou PDF 

Dans votre lettre de motivation, veuillez expliquer en détail votre intérêt pour le poste et mettre en avant vos qualifications pour ce poste ainsi que toute expérience pertinente dans le domaine des arts. 

 

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt ; toutefois, seuls les candidats sélectionnés pour un entretien seront contactés. 

ELAN est un employeur garantissant l’égalité des chances et valorisant la diversité au sein de son personnel ; nous encourageons donc toutes les personnes qualifiées à postuler. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des membres des groupes visés par la politique d’équité en matière d’emploi du gouvernement du Canada (à savoir les personnes en situation de handicap, les minorités visibles, les Autochtones et les nouveaux arrivants au Canada), ainsi que celles de tous les groupes victimes de marginalisation. Nous invitons les candidats à indiquer dans leur lettre de motivation s’ils souhaitent s’identifier comme appartenant à l’un de ces groupes.